Архів актів нових (Archiwum Akt Nowych) звернувся до Головної управи ОУП з пропозицією перебрати архіви української громади, які знаходяться у фондах ОУП. Пропозиція ААН спирається на законі про архівну справу. Завданням цієї головної державної архівної установи є професійна архівізація документів організацій важливих для суспільного життя у окремо створених фондах ААН. Документи будуть каталоговані, систематизовані, оцифровані та надані в доступ зацікавленим дослідникам. Професійне збереження документів гарантуватиме, що історія організації та громади в цілому може бути предметом вивчення в майбутньому а необхідні для цього процесу документи будуть збережені.
В розпоряджені багатьох гуртків та відділів ОУП знаходяться документи УСКТ та ОУП. Вони мають велику історичну цінність. Багатьох діячів нашої громади вже відійшли і наші покоління не в силі навіть встановити прізвищ осіб які працювали для громади в роках 1956-1990, тобто в період УСКТ. Ці виклики, які вони мусили долати, були на багато складніші чим наші. Ми не можемо зовсім втратити пам’ять про них і мусимо зберегти їх внесок. Архівні документи є істотним джерелом інформації а для історика це просто криниці інформацій.
В питанні передачі архівних документів Головна управа також консультувалася з Українським історичним товариством. Наші історики майже одноголосно підтримали пропозицію передати архіви УСКТ та ОУП до ААН.
Головна рада на пропозицію Головної управи прийняла рішення про передачу архівів УСКТ та ОУП за період 1956-2010 до Архіву актів нових. Це означає початок процесу громадження масиву документів у гуртках та відділах. Не всі документи потрібно архівізувати. Тому Українське історичне товариство підготує інформацію та критерії перегляду та передачі документів для архівізації. Такі критерії отримають всі гуртки та відділи. На їх основі потрібно, щоб управи гуртків переглянули наявні документи та відібрали корисні. Якщо гуртки не в силі самі це зробити, ці документи у повному масиві потрібно буде передати до відділу ОУП. З огляду на небезпеку знищення важливих матеріалів тут потрібно вестися досить обережно. ОУП буде шукати додаткові фонди для програми впорядкування документів та їх архівізації. Відібрані документи будемо передавати до ААН.
Звертаємось до управ всіх гуртків та відділів з проханням встановити де і в яких об’ємах знаходяться в них архівні документи УСКТ та ОУП. Такі інформації просимо пересилити до управ відділів та Головної управи.
