Adresaci: Członkowie i członkinie Związku Ukraińców w Polsce, a także kandydaci i kandydatki na członków stowarzyszenia

Data utworzenia: 6.10.2021 r.

Ostatnia aktualizacja: 6.10.2021 r.

Administrator danych

Związek Ukraińców w Polsce (dalej „Związek” lub „Administrator”) – organizacja pozarządowa z siedzibą w Warszawie (03-614), ul. Kościeliska 7, KRS: 0000050032, NIP: 524-10-15-276, REGON: 006219395, działając w charakterze administratora danych osobowych w rozumieniu ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych (Rozporządzenie UE 2016/679) („RODO”), jest zobowiązana do ochrony i poszanowania Państwa prywatności, co obejmuje zarządzanie Państwa danymi osobowymi w bezpieczny i przejrzysty sposób.

Związek jest organizacją społeczną, stowarzyszeniem, działającym na gruncie prawa polskiego. Jako organizacja członkowska, Związek zbiera i przetwarza, a także aktualizuje i usuwa dane osobowe członków i kandydatów na członków stowarzyszenia. Niniejsza polityka precyzuje jak to robimy i jakich starań dokładamy by zapewnić bezpieczeństwo tych danych i ich przetwarzanie zgodnie z RODO.

Wszelkie pytania dotyczące Państwa danych można przesyłać pocztą elektroniczną na adres odo@ukraincy.org.pl lub listownie. 

Kategorie przetwarzanych danych

Przez okres członkostwa w organizacji, w zależności od Państwa roli w niej (kandydata, członka, osoby pełniącej funkcje zarządcze), możemy przetwarzać następujące rodzaje informacji:

• Państwa dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres email, adres korespondencyjny, numer telefonu, datę urodzenia, płeć, obywatelstwo.
• Informacje o Państwa zaangażowaniu w działalność organizacji i społeczności ukraińskiej w Polsce: historia członkostwa w Związku (data wstąpienia do organizacji, członkostwo w poszczególnych kołach, oddziałach, pełnione funkcje, zgłaszane postulaty w tym sprawy zgłoszone do sądu koleżeńskiego), informacje o aktywności w innych podmiotach życia społeczno-kulturalnego i religijnego mniejszości ukraińskiej w Polsce (np. informacje o szkołach, do których Państwo uczęszczali, aktywność w chórze „Żurawli”, przynależność do Ukraińskiego Towarzystwa Historycznego, wykupiona prenumerata „Naszego Słowa”) .
• Informacje finansowe: dotyczące płatności składek, finansowego wspierania organizacji.
• Zdjęcia przedstawiające Państwa wizerunek i/lub z udziału w naszych wydarzeniach.
• Informacje o Państwa preferencjach, m.in. zgody na otrzymywanie komunikacji mailowej,  Państwa opinie, zamiary i zainteresowania w szczególności dot. działalności Związku.

Ponadto możemy również przetwarzać dane powszechnie uznawane za dane wrażliwe. Więcej informacji znajdą Państwo w zakładce poniżej.

Szczególne kategorie przetwarzanych danych

Z uwagi na specyfikę działalności Związku, jaką jest zrzeszanie osób należących do mniejszości narodowej oraz działalność na rzecz realizacji praw mniejszości narodowych i etnicznych, w toku projektów możemy zbierać i przetwarzać dane uważane za wrażliwe. Mogą to być:

• Informacje dotyczące Państwa pochodzenia, tożsamości narodowej i etnicznej, jeśli zdecydują się je Państwo nam przekazać.
• Informacje dotyczące Państwa przynależności religijnej, jeśli zdecydują się je Państwo nam przekazać.
• Język komunikacji, z którego można wnioskować o pochodzeniu, tożsamości narodowej i etnicznej.
• Informacje dotyczące Państwa zdrowia.

Takie informacje są zbierane wyłącznie w przypadkach, gdy jest to konieczne i wymagane do celów wymienionych w zakładce „Cele przetwarzania danych” poniżej, lub jeżeli zdecydują się Państwo przekazać je nam z własnej woli.

Cele przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być zbierane i przetwarzane w następujących celach:

• Przyjmowanie deklaracji członkowskich od osób zainteresowanych wstąpieniem do Związku.
• Weryfikacja członkostwa: akceptacja/odrzucenie deklaracji członkowskich złożonych do danego koła Związku, weryfikacja statusu opłacenia składek członkowskich, wydanie legitymacji członkowskiej
• Monitorowanie postępów członków: zbieranie i analiza danych dot. Ścieżki uczestnictwa danej osoby w organizacji i społeczności
• Budowanie relacji z członkami: prowadzenie komunikacji z członkami, organizowanie wydarzeń dla członków.
• Rejestracja na wydarzenia: spotkania, zabawy taneczne i integracyjne, wyjazdy, w tym obozy dla dzieci i młodzieży itd., sprzedaż biletów na imprezy biletowane.
• Koordynacja wydarzeń.
• Przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących członków Związku.
• Kontrola medyczna (przegląd otrzymanych informacji o zdrowiu, w tym statusie szczepiennym, w przypadku zgłaszania uczestnika na obozy i wycieczki).
• Zarządzanie techniczne i administracja (zapewnianie bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzanie nim, również na potrzeby opracowywania analiz i danych statystycznych).

Komu udostępniamy dane

Możemy udostępniać Państwa dane stronom trzecim w związku z celami, o których mowa powyżej. W szczególności, wśród stron trzecich mogą znaleźć się sponsorzy projektów Związku, w których biorą Państwo udział.

Państwa dane mogą zostać przekazane podmiotom przetwarzającym je na nasz wniosek, wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji celów, o których mowa powyżej (przykładowo dostawcy narzędzi teleinformatycznych, w szczególności platforma Google dla NGO – używana do prowadzenia bazy danych członków i komunikacji mailowej, platformy mailingu masowego, zewnętrzne usługi księgowe, usługi pocztowe, kurierskie czy archiwizacji dokumentów). Podmioty takie przetwarzają dane na podstawie zawartych z nami umów i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

Podstawa przetwarzania danych

Państwa dane będą przetwarzane wyłącznie w przypadkach, w których zachodzi co najmniej jedna z wymienionych poniżej podstaw prawnych:

1. W celu zawarcia lub wykonania umowy z Państwem – na gruncie orzecznictwa prawnego ta przesłanka zachodzi równie w zakresie prowadzenia spraw członkowskich, gdyż członkostwo zdefiniowane jest w statucie organizacji a ten można uznać za umowę (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
2. Przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, np. obowiązków rachunkowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
3. Wyrazili Państwo na to zgodę, w stosownych przypadkach (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO i art. 9 ust. 2 lit. a) RODO).

Ponadto, przetwarzamy dane w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO):

• w trakcie realizacji procedur, o których mowa powyżej;
• podczas rozpatrywania wszelkich skarg złożonych przez Państwo lub inne osoby, które dotyczą nas lub naszych dostawców usług; lub
• gdy zachodzi taka potrzeba, w związku z roszczeniami prawnymi, zachowaniem zgodności z prawem, oraz w celach regulacyjnych i dochodzeniowych (w tym ujawnianie takich informacji w związku z postępowaniem lub sporem sądowym).

Czas przechowywania danych

Dane przechowujemy na czas niezbędny dla realizacji celów określonych powyżej (patrz sekcja „cele przetwarzania”). Część danych, zwłaszcza dotyczących spraw członkowskich, przechowujemy bezterminowo – jak choćby podstawowe dane identyfikacyjne i dane dot. aktywności w organizacji.

Czy dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Nie przekazujemy danych osobowych poza EOG.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Bezpieczeństwo danych

Jako administrator dopełniamy wszelkich starań, by zapewnić bezpieczeństwo i integralność danych. Do celów prowadzenia spraw członkowskich wdrożyliśmy możliwość złożenia deklaracji członkowskiej online (przez Formularz Google), bazę członków utrzymujemy na dedykowanym serwerze Google dla NGO, którego usług używamy również do celów komunikacyjnych. Z dostawcami usług teleinformatycznych mamy zawarte umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Dokładamy starań, by wszystkie operacje dotyczące danych osobowych były rejestrowane i przeprowadzane wyłącznie przez upoważnionych pracowników i współpracowników.

Przysługujące prawa

Przysługuje Państwu:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych jeżeli są niedokładne lub niekompletne;
• prawo do usunięcia danych osobowych, jeśli nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania;
• prawo do wycofania zgody, jeżeli była podstawą do ich przetwarzania. Zwracamy uwagę, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, które miało miejsce przed jej wycofaniem.
• prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w Państwa kraju (w Polsce: do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych);

Powyższe prawa nie mają zastosowania, na przykład w sytuacji, w której spełnienie żądania ujawniłoby dane osobowe innej osoby, lub jeżeli zażądają Państwo usunięcia informacji do zachowania której mamy prawnie uzasadniony interes  lub obowiązek prawny. Np. nie możemy dokonać całkowitego usunięcia danych o członku, nawet jeśli zrezygnował on z członkostwa, z racji na konieczność weryfikacji danych o członkach np. w sytuacji wnioskowania o zaliczenie w poczet członków w przyszłości.

W celu realizacji swoich praw prosimy o kontakt z Administratorem na adres podany w sekcji “Administrator danych”.

Aktualizacja polityki prywatności

Możemy okresowo dokonywać przeglądu niniejszej polityki prywatności i wprowadzać do niej odpowiednie zmiany. Co do zasady i jeśli to możliwe, członkowie Związku otrzymają informację o aktualizacji polityki drogą mailową. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w drodze publikacji zaktualizowanej polityki prywatności na stronie ukraincy.org.pl/odo. Zachęcamy do sprawdzania treści niniejszej polityki żeby mieć pewność, że rozumieją Państwo w jaki sposób możemy przetwarzać Państwa dane osobowe.