Zapytania ofertowe – Audytor 2

Warszawa, 23.06.2022 r.

ZAMAWIAJĄCY:
Związek Ukraińców w Polsce
ul. Kościeliska 7, 03-614 Warszawa
tel. 22 679 96 77
e-mail: sekretariat@ukraincy.org.pl

ZAPYTANIE OFERTOWE
poniżej 50 000,00 PLN netto
dotyczy: Numer CPV 79212000-3: Usługi audytu

W związku z realizacją projektu „SCENA GALICYJSKA – NASZA WSPÓLNA HISTORIA – Promocja kultury ukraińskiej i kultury polskiej w ramach współpracy Ośrodka Promocji Kultury Polskiej we Lwowie oraz Domu Ukraińskiego w Przemyślu”
(nr umowy grantowej PLBU.01.01.00-18-0499/17-00 z dnia 15-04-2022 r.), który jest realizowany w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020, który jest finansowany ze środków Unii Europejskiej
zwracamy się z prośbą o złożenie oferty, której przedmiotem będzie przeprowadzenie audytu finansowego projektu „SCENA GALICYJSKA – NASZA WSPÓLNA HISTORIA – Promocja kultury ukraińskiej i kultury polskiej w ramach współpracy Ośrodka Promocji Kultury Polskiej we Lwowie oraz Domu Ukraińskiego w Przemyślu”, w części dotyczącej Beneficjenta.

I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Zamówienie dotyczy przeprowadzenie audytu finansowego „SCENA GALICYJSKA – NASZA WSPÓLNA HISTORIA – Promocja kultury ukraińskiej i kultury polskiej w ramach współpracy Ośrodka Promocji Kultury Polskiej we Lwowie oraz Domu Ukraińskiego w Przemyślu”, w części dotyczącej Beneficjenta.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.
3. Cena obejmie wszystkie koszty i składniki niezbędne do wykonania zamówienia.

II. WARUNKI JAKIE MUSZĄ SPEŁNIĆ WYKONAWCY

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy którzy:
   a. posiadają niezbędne uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawne nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień oraz posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (forma potwierdzenia: wpis w CEIDG/KRS lub inne potwierdzenie prowadzenia działalności w zakresie przedmiotu zamówienia);
   b. spełniają wymogi niezależności zawarte w Kodeksie etyki zawodowych księgowych IFAC oraz spełniają wymogi bezstronności i poufności (forma potwierdzenia: oświadczenia – załącznik nr 3 i 4);
   c. spełniają co najmniej jedno z następujących wymagań:
   ─ są członkiem krajowego organu lub podmiotu ds. rachunkowości lub audytu, który jest z kolei członkiem IFAC;
   ─ są członkiem krajowego organu lub podmiotu ds. rachunkowości lub audytu. Jeśli taka organizacja nie jest członkiem IFAC, audytor musi zobowiązać się do pracy zgodnie ze standardami i kodeksem etyki IFAC oraz posiadać co najmniej jeden z certyfikatów: CIA, CGAP, ACCA, CIMA;
   ─ są zarejestrowani jako biegły rewident w rejestrze biegłych rewidentów prowadzonym przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów; (forma potwierdzenia: dokumenty potwierdzające kwalifikacje – np. certyfikaty: CIA, CGAP, ACCA, CIMA; wypisy z odpowiednich rejestrów);
   d. spełniają co najmniej jedno z następujących wymagań odnośnie weryfikacji zamówień publicznych:
   ─ przeprowadzenie kontroli prawidłowości co najmniej 5 postępowań o zamówienie publiczne objętych ustawą Prawo zamówień publicznych (forma potwierdzenia: wykaz doświadczenia osób pozostających w dyspozycji, które zostaną zaangażowane do wykonania zamówienia – załącznik nr 5);
   e. posiadają odpowiednią znajomość języka angielskiego (forma potwierdzenia: oświadczenie).
   f. zapoznali się z klauzulą antykorupcyjną i składając ofertę przyjmują do wiadomości konieczność jej stosowania (załącznik nr 7)
2. Kwalifikacje określone w pkt. 1 ppkt. c i d mogą być wykazane przez dwóch audytorów (np. współpraca cywilnoprawna z innym audytorem, umowa o współpracę, firma dysponująca kilkoma audytorami), przy czym każdy z punktów musi być spełniony w całości przez jednego audytora (tzn. sytuację, w których jeden audytor potwierdzi wykonanie 3 kontroli oraz drugi również wykaże wykonanie 2 kontroli, nie będą uznawane za spełnienie ww. warunków).
3. W przypadku oferty składanej przez osobę prawną, Oferent musi wykazać się osobami, które spełniają powyższe kryteria.
4. W przypadku, gdy osoba podpisująca ofertę nie jest upoważniona do zaciągania zobowiązań w imieniu wykonawcy należy dołączyć właściwe pełnomocnictwo.
5. Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeni są Wykonawcy powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub Założycielem Zamawiającego. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą.

III. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć:
   a) osobiście lub pocztą lub kurierem do siedziby Związku Ukraińców w Polsce na adres: ul. Kościeliska 7, 03-614 Warszawa
   lub
   b) drogą elektroniczną (skan wymaganych dokumentów) na adres e-mail: sekretariat@ukraincy.org.pl
2. Termin składania ofert upływa 4 lipca 2022 r. o godz. 17:00.
3. Oferty złożone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. Decyduje data wpływu oferty.
4. Rozstrzygnięcie ofert nastąpi dnia 5 lipca 2022 r. w siedzibie Zamawiającego.
5. W przypadku wątpliwości lub niejasności Zamawiający zastrzega sobie prawo zadania dodatkowych pytań. Oferent powinien udzielić odpowiedzi niezwłocznie, we wskazanym przez Zamawiającego terminie. W przypadku nieudzielania odpowiedzi, oferta zostanie odrzucona.
6. W przypadku skierowania pytań do Oferenta/Oferentów, rozstrzygnięcie nastąpi w następnym dniu roboczym, po dniu jaki został wskazany na złożenie wyjaśnień.

IV. KRYTERIA OCENY OFERT

1. Kompletna oferta musi zawierać:
   a) wpis z CEIDG/KRS lub inne potwierdzenie prowadzenia działalności w zakresie przedmiotu zamówienia;
   b) formularz ofertowy (załącznik nr 2);
   c) oświadczenie o spełnianiu wymogów niezależności zawartych w kodeksie etyki zawodowych księgowych IFAC (załącznik nr 3);
   d) oświadczenie o bezstronności i poufności (załącznik nr 4);
   e) dokumenty potwierdzające kwalifikacje, np. certyfikaty: CIA, CGAP, ACCA, CIMA; wypisy z odpowiednich rejestrów;
   f) wykaz doświadczenia osób pozostających w dyspozycji, które zostaną zaangażowane do wykonania zamówienia (załącznik nr 5);
   g) certyfikat/oświadczenie dot. znajomości języka angielskiego na poziomie co najmniej dobrym;
   h) oświadczenie o bezstronności i niezależności osób/podmiotów uczestniczących zamówieniu na przeprowadzenie audytu (załącznik nr 6).
2. Kryterium cenowe – max. 100 pkt.
   Cena oferty przedmiotu zamówienia ustalona zostanie w następujący sposób:
   Cena oferty = cena brutto jednostki przeliczeniowej w ramach badanej części przedmiotu zamówienia.

Ocena punktowa poszczególnych ofert dokonana zostanie w następujący sposób:

Liczba punktów = cena najniższa x 100
cena oferty badanej

3. Maksymalną ocenę – 100 pkt. w kryterium cenowym otrzyma oferta z najniższą ceną. Pozostałe oferty z wyższymi cenami zostaną ocenione według powyższego wzoru.
4. Dopuszcza się możliwość negocjacji ceny w przypadku, gdy wysokość ceny najkorzystniejszej oferty przekracza wielkość określoną w budżecie projektu.
5. W sytuacji uzyskania przez oferty tej samej liczby punktów, Zamawiający może wezwać Wykonawców do przedstawienia ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny.
6. Cena podana w ofercie powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
7. Ceny podane w ofercie nie podlegają zmianom przez cały okres trwania umowy.
8. W przypadku niewybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.

V. TERMIN ZWIĄZANIA Z OFERTĄ

Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

VI. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY

1. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
   a) jest niezgodna z prawem,
   b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
   c) jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,
   d) będzie zawierała rażąco niską cenę,
   e) nie będzie zawierała wszystkich kompletnych wymaganych przez Zamawiającego dokumentów, oświadczeń lub podpisów,
   f) nieudzielenie odpowiedzi – w trakcie procedury weryfikacji oferty, zgodnie z pkt. III.5

VII. POZOSTAŁE INFORMACJE

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej przemysl.ukraincy.org.pl oraz poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany przez Oferenta w ofercie.
2. Zamawiający unieważni postępowanie, gdy: cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

VIII. ZAŁĄCZNIKI:

Załącznik nr 1: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Załącznik nr 2: formularz oferty
Załącznik nr 3: oświadczenie o spełnianiu wymogów niezależności zawartych w kodeksie etyki zawodowych księgowych IFAC
Załącznik nr 4: wykaz doświadczenia osób pozostających w dyspozycji, które zostaną zaangażowane do wykonania zamówienia
Załącznik nr 5: oświadczenie o bezstronności i poufności
Załącznik nr 6: oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
Załącznik nr 7: klauzula antykorupcyjna